Wie können wir Ihnen helfen?

Leiten Sie die E-Mail an die Eingangsadresse Ihres Labors weiter — sie steht oben in Scanner Inbox (Email Imports). Dort erscheint die Nachricht: Sie drücken auf „Auftrag anlegen“, und das Formular öffnet sich vorausgefüllt mit allem, was sich auslesen ließ — Patient, Zähne, Material, Zahnfarbe, Dringlichkeit. Mit eingeschalteter KI-Auswertung von E-Mails werden auch frei formulierte Mails in jeder Sprache gelesen. Prüfen, auf Anlegen drücken, fertig.

Ja. Ein Auftrag kann mehrere Positionen tragen, jede mit eigener Restaurationsart, eigenem Material und eigener Zahnfarbe: Der Materialkatalog 2026 und die Farbschlüssel sind ab Werk dabei, geordnet so, wie Techniker bestellen.

Auf drei Wegen: über das kostenlose Zahnarztportal (sie reichen selbst ein und verfolgen den Status), per weitergeleiteter E-Mail in beliebigem Format, oder Sie erfassen den Auftrag selbst — auch vom Telefon aus, mit Foto-Upload per QR-Code.

Öffnen Sie Scanner Inbox und sehen Sie in den Reitern Spam und Manuelle Prüfung nach; mit „Kein Spam“ holen Sie eine Nachricht zurück in Ihre Liste. E-Mails von Zahnärzten, die in Ihrem Konto hinterlegt sind, werden nie als Spam markiert, und alles mit einem Scan oder einem Foto im Anhang ebenfalls nicht.

Nur wenn Sie die KI-Auswertung von E-Mails einschalten; standardmäßig ist sie aus. Ist sie aktiv, wird der Inhalt eingehender E-Mails von einem KI-Dienst analysiert, um die Auftragsdaten herauszuziehen. Alles andere in Scanner Inbox funktioniert auch ohne sie.

Gehen Sie auf Rechnungen → Kontoauszüge (Invoices → Statements). Wählen Sie den Monat — Achtung, voreingestellt ist der Vormonat, stellen Sie also auf den laufenden Monat um, wenn Ihre Rechnungen frisch sind — haken Sie die Zahnärzte an und erzeugen Sie. Sie erhalten je Zahnarzt ein PDF mit den Rechnungen dieses Monats plus allen älteren offenen Beträgen.

Fast immer liegt es an der Monatsauswahl: Voreingestellt ist der Vormonat. Wenn Ihre Rechnungen in diesem Monat gestellt wurden, stellen Sie den Monat um und erzeugen Sie erneut.

Ja. Im Bildschirm Monatliche Kontoauszüge erzeugen erscheint, sobald zwei oder mehr Zahnärzte ausgewählt sind, die Option „Ein eigenes PDF je Zahnarzt“. Lassen Sie sie aus (so ist es voreingestellt), bekommen Sie eine Sammeldatei mit einer Seite je Zahnarzt; schalten Sie sie ein, laden Sie je Zahnarzt ein eigens benanntes PDF herunter.

Dieser Bildschirm listet nur Zahnärzte mit Abrechnungsbewegung im gewählten Monat: eine offene Rechnung, oder versandte, noch nicht berechnete Arbeit. Ein Zahnarzt, bei dem in diesem Monat nichts abzurechnen ist, erscheint nicht. Archivierte Zahnärzte bleiben ebenfalls außen vor; holen Sie sie auf der Seite Zahnärzte aus dem Archiv, wenn Sie ihnen weiterhin Rechnungen stellen.

Ja: Jede Zeile zeigt den Patientennamen direkt unter der Rechnungsnummer, damit Ihre Zahnärzte auf einen Blick sehen, welche Rechnung zu welchem Patienten gehört.

Einstellungen → Laborinformationen → Logo hochladen, dann Änderungen speichern. Ihr Logo erscheint von da an auf jeder Rechnung und jedem Kontoauszug-PDF, das Sie erzeugen. In jedem Plan enthalten: eigenes Branding ist nie ein kostenpflichtiger Zusatz.

Entwurf ist Ihre interne Arbeitskopie: Zahnärzte sehen Entwürfe nie. Wenn Sie eine Rechnung finalisieren (oder sie in einen Kontoauszug aufnehmen), wird sie zu Gesendet; Ihr Zahnarzt sieht sie in seinem Portal als Offen, bis sie bezahlt ist.

Laden Sie den Zahnarzt ins Portal ein und verschicken Sie die Rechnung anschließend von der Seite Rechnungen aus per E-Mail. „Rechnung ansehen“ öffnet nach der Anmeldung seine Rechnungsliste; „Jetzt bezahlen“ nutzt einen separaten sicheren Link, der Karte oder Banküberweisung (ACH) ohne Login annimmt.

Nein. Ein Login deckt alle seine Labore ab; er wechselt innerhalb des Zahnarztportals zwischen ihnen.

Einladungslinks funktionieren im normalen Fenster genauso wie im privaten oder Inkognito-Fenster. Ist ein Link abgelaufen, schicken Sie von der Seite Zahnärzte aus eine frische Einladung: Jeder Link verbindet genau ein Zahnarztkonto.

Ja. Haken Sie beim Erzeugen „Zahnärzten ihren Kontoauszug per E-Mail senden (PDF im Anhang)“ an, dann geht er an die Adresse, die im Datensatz dieses Zahnarztes hinterlegt ist, mit dem Kontoauszug als PDF im Anhang und ganz ohne Portal-Einladung. Die Einladung zählt nur, wenn er Rechnungen zusätzlich online ansehen und bezahlen soll: Wer eine hat, bekommt in der E-Mail einen zusätzlichen Portal-Button, und wer keine hat, sieht nie einen Login, den er gar nicht nutzen kann. Zahnärzte ohne E-Mail-Adresse im Datensatz werden übersprungen — tragen Sie also eine ein oder drucken Sie ihre Ausfertigung.

Der Bildschirm Kontoauszüge erzeugen zeigt unter jedem Zahnarzt, dem bereits einer geschickt wurde, „Kontoauszug versendet“ mit Datum und Uhrzeit. Festgehalten wird, was unseren Mailserver tatsächlich verlassen hat: Ein Zahnarzt ohne diese Zeile unter seinem Namen hat also keinen Kontoauszug bekommen.

Ja. Gehen Sie auf Einstellungen → Laborinformationen → Markenfarbe, wählen Sie Ihre Farbe und drücken Sie Änderungen speichern. Sie bestimmt die Akzentfarbe der Überschriften RECHNUNG und KONTOAUSZUG, der Tabellenköpfe und der Summen auf jedem danach erzeugten PDF, neben Ihrem Logo. Dokumente, die Sie vor der Änderung erzeugt haben, behalten die alte Farbe: Erzeugen Sie ein frisches, um sie zu sehen.

Öffnen Sie den Auftrag und drücken Sie auf Details bearbeiten, ändern Sie das Feld Fälligkeitsdatum und drücken Sie auf Änderungen speichern. Das neue Datum steht sofort am Auftrag, auf der Board-Karte und in den Zählern des Dashboards. Falls Sie früher gesehen haben, wie ein geändertes Fälligkeitsdatum auf den Vortag zurücksprang: Das war ein Zeitzonenfehler auf unserer Seite. Die Termine wurden korrekt gespeichert, aber für jedes Labor westlich von GMT einen Tag zu früh gezeichnet, sodass ein um einen Tag verschobener Auftrag aussah, als wäre nichts gespeichert worden. Das ist behoben: Der Tag, den Sie wählen, ist der Tag, den Sie sehen.

Ja. Im Feld Zahnfarbe (bei der Auftragserfassung oder unter Details bearbeiten) drücken Sie auf „In Zonen aufteilen“ und erhalten getrennte Auswahlfelder für Schneide, Zahnkörper und Zahnhals: Füllen Sie zwei davon für einen halb/halb angelegten Laborauftrag oder alle drei für Drittel. Jede Zone bietet die vollständigen Farbschlüssel plus eine freie Eingabe für Anweisungen wie „an die alte Krone anpassen“. Die kombinierte Zahnfarbe (z. B. „Schneide 3R1.5 / Zahnhals 3R2.5“) steht am Auftrag und wird auf den Arbeitsauftrag und das Auftragsetikett gedruckt.

Ja. Sobald Sie bei der Auftragserfassung zwei oder mehr Zähne wählen, erscheint unter der Zahnfarbe des Auftrags ein Kasten „Zahnfarbe je Zahn“ mit einem Auswahlfeld für jeden Zahn. Jeder Zahn startet mit der Zahnfarbe des Auftrags, ändern Sie also nur die abweichenden. Der Kopf des Arbeitsauftrags listet dann jeden Zahn mit seiner Farbe — „ZAHNFARBE #2 — 1M2 · #19 — 2L1.5“ — und fasst Zähne mit gleicher Farbe zusammen („#8, #9 — A1“), während der Spezifikationskasten je Einheit die vollständige Zeile unter der Überschrift ZÄHNE & ZAHNFARBE druckt. Dasselbe gilt, wenn sich die Einheiten im Material oder in der Restaurationsart unterscheiden: Die Überschrift nennt genau die Spalten, die wirklich variieren, und das Feld darüber behauptet keinen einzelnen Wert mehr. Sie können jede Einheit auch später im Abschnitt Einheiten am Auftrag anpassen; haben alle Zähne dieselbe Farbe, zeigt der Kopf des Arbeitsauftrags diese eine Farbe.

Ja. Unter dem Feld Zahnfarbe — im Auftragsformular, unter Details bearbeiten und im Bestellformular Ihrer Zahnärzte in deren Portal — gibt es einen Kasten „Notizen zur Zahnfarbe“ für eine kurze Bemerkung wie „inzisales Drittel gräulich mit Kalzifikation, weiße Schmelzflecken an 8 und 9“. Sie wird im Spezifikationskasten direkt unter der Zeile ZAHNFARBE des Arbeitsauftrags gedruckt, damit sie am Arbeitsplatz gleich neben der Farbe gelesen wird und nicht erst weiter unten bei den Anweisungen auftaucht. Der Kasten fasst 110 Zeichen und zeigt beim Tippen einen Zähler: Die Grenze gibt es, weil genau so viel auf drei gedruckte Zeilen passt — so steht die Notiz immer vollständig auf dem Zettel, statt abgeschnitten zu werden. Längere Hintergründe gehören weiterhin in Notizen & Anweisungen, die weiter unten auf demselben Arbeitsauftrag gedruckt werden.

Gehen Sie auf Einstellungen → Techniker, stellen Sie sicher, dass in der Zeile des Technikers eine E-Mail-Adresse steht, und drücken Sie auf Zugang geben. Sie haben zwei Möglichkeiten: „Passwort setzen“ legt sein Konto sofort mit einem temporären Passwort an, das Sie eintippen, oder „Einladungslink“ gibt Ihnen einen einmaligen Link (7 Tage gültig), über den er sich sein eigenes Passwort wählt. Was Labore dabei übersehen: Es wird nichts automatisch per E-Mail verschickt — Sie kopieren das Passwort oder den Link und schicken es dem Techniker selbst, auf dem Weg, auf dem Sie ihn sonst erreichen. Jeder Technikerzugang belegt einen der Nutzerplätze Ihres Plans.

SimpleLabOS hat drei Rollen. Inhaber: alles, auch die Abrechnung. Manager: alles außer der Abrechnung, vom Inhaber unter Einstellungen → Techniker gesetzt. Designer (ein Technikerzugang): nur die ihm zugewiesenen Aufträge. Ein Techniker meldet sich unter derselben Adresse an wie Sie, und seine Rolle entscheidet über den Rest: Eine eigene Techniker-URL gibt es nicht. Er landet auf Meine Arbeit und kann nur die ihm zugewiesenen Aufträge öffnen — die Scans und den Arbeitsauftrag herunterladen, die fertigen Dateien hochladen, Notizen ergänzen und den Auftrag in die Qualitätskontrolle geben. Rechnungen, Preise, Zahlungen, Ihre Zahnarztliste und die Laboreinstellungen sind nicht nur aus dem Menü ausgeblendet: Die Datenbank verweigert einem Designer-Konto diese Zeilen. Ein Designer kann einen Auftrag auch nicht auf fertig oder versandt setzen; das macht nach der Qualitätskontrolle ein Inhaber oder ein Manager.

Ja. Melden Sie sich mit dem Konto an, das Sie angelegt haben, und drücken Sie im Startbildschirm der Testphase auf „Erst einmal umsehen“. Das öffnet ein Beispiellabor innerhalb Ihres eigenen Kontos — ein gefülltes Auftragsboard, Zahnärzte, eine Preisliste, Rechnungen und das Zahnarztportal — ohne Karte und ohne laufende Uhr, während Sie sich umsehen. Ändern Sie darin, was Sie wollen: Die Beispieldaten werden wöchentlich neu aufgebaut und beim Start einer echten Testphase gelöscht, sodass nichts, was Sie dort ausprobieren, in Ihrem echten Labor landen kann.

Drei Dinge: das Auftragsvolumen (150 pro Monat bei Starter, 500 bei Standard), die Nutzerplätze für Ihr Laborteam (3 gegenüber 10 — Zugänge zum Zahnarztportal sind bei beiden kostenlos und unbegrenzt) und Scanner Inbox, wo Benachrichtigungs-E-Mails von 3Shape, Medit und iTero bereits ausgewertet ankommen, sodass Sie den Auftrag mit einem Klick anlegen: Das beginnt bei Standard. Alles andere gibt es in beiden Plänen, einschließlich Preisliste und Produktkatalog, Kanban-Board, 3D-Scan-Viewer, Zahnarztportal, Rechnungsstellung und Online-Kartenzahlungen. Unter Einstellungen → Abrechnung können Sie jederzeit in einen anderen Plan wechseln, auch während der Testphase.